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Executive Assistant / Senior Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Königsbach-Stein
Aktualität: 30.08.2024
Anzeigeninhalt:
30.08.2024, IMO Oberflächentechnik GmbH
Königsbach-Stein
Executive Assistant / Senior Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)
Aufgaben:
Aktive Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Aufgaben, bei der Planung, Recherchearbeiten und im operativen Tagesgeschäft
Effiziente Büroorganisation mit selbstständiger Erledigung der anfallenden Aufgaben
Planung, Organisation und Koordination sowie die Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Besprechungen und (digitalen) Konferenzen, ggfs. mit Protokollführung
Interne und externe Korrespondenz für die Geschäftsführung (telefonisch, digital und schriftlich) sowie die Steuerung von Dienstleistern
Operative Aufgaben wie Projektcontrolling, Reisemanagement, Reisekostenabrechnung und Erstellung von Entscheidungsvorlagen
Vorbereitung und Bearbeitung von Vertragsangelegenheiten und anderen relevanten Dokumenten
Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und Berichten in deutscher und in englischer Sprache
Überwachung von Terminen und Fristen; Nachhalten von Wiedervorlagen
Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung von internen Prozessen
Schnittstelle für interne und externe Ansprechpartner zur Geschäftsführung
Mitwirkung bei strategischen Projekten sowie die Durchführung von eigenständig geführten Sonderprojekten
Qualifikationen:
Abgeschlossenes Studium oder vergleichbare Ausbildung mit Weiterbildung im betriebswirtschaftlichen Bereich
Solide Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, gerne im produzierenden Mittelstand
Fachkenntnisse in der Büroorganisation und in der Abbildung und Beschreibung von Prozessen
Stark ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten, mit Fingerspitzengefühl und Durchsetzungsvermögen
Hohes Maß an Belastbarkeit, Flexibilität, Engagement und Beharrlichkeit
Agile, strukturierte, verlässliche und gewissenhafte Arbeitsweise
Hohes Verantwortungsbewusstsein, Integrität und Diskretion
Sehr sicherer Umgang mit MS Office
Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprache ideal
Berufsfeld
Bundesland
Standorte